「経費の領収書、うっかり捨ててしまった！」。誰もが一度は経験するヒヤリとする瞬間です。証拠書類の保存は税務の基本ですが、万が一なくしてしまった場合の対処法はあるのでしょうか？また、近年重要性が増している「電子帳簿保存法」についても解説します。
目次
領収書を紛失した場合の対処法
諦めるのはまだ早いです。まずは以下の代替手段を検討しましょう。
- 再発行を依頼する: 発行元にお願いして、再発行してもらうのが最も確実です。
- 出金伝票を作成する: 再発行が無理な場合、自分で「出金伝票」を作成します。日付、支払先、金額、内容を正確に記載します。
- 他の書類で証明する: クレジットカードの利用明細、銀行の振込記録、招待状や案内メールなども、支払いの事実を補強する証拠になります。
電子帳簿保存法とは？
簡単に言うと、税務関係の書類を紙ではなく、電子データ（PDFなど）のまま保存するためのルールを定めた法律です。特に、メールで受け取った請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書などの「電子取引データ」は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務化されました。
まとめ
領収書の基本は「もれなく保管」ですが、紛失してもすぐには諦めず、代替手段を探しましょう。そして、これからの時代は電子データの保存が必須です。ファイル名に「20241026_株式会社〇〇_備品代_15000」のように規則性を持たせるなど、後から検索しやすいように管理する工夫が求められます。
